TS的野獸派部落格

先問各位先進,如果公司的政策要求你的部門導入ERP,可是你評估過後的時程,目前的人力和user可以配合投入的時間,提出評估約需一年半到兩年,可是公司因為外在環境的快速變動,急需要轉型,因此只給你一年的時間另外為了節約成本,ERP廠商可以投入的資源就有限(雖然他們承諾做到好),可是實際執行時,因為文化的隔閡和顧問人力成本的考量,還有BPR和藍圖規畫的時間不夠,在時間和廠商支援都不足的情況下,為了達成目標,只好資訊部門加大投入的時間和工作,可是這就給部門帶來很大的壓力,因為我們部門的人手也不足,同時要維護舊系統還要導入許多新增的專案,和我們類似規模的同業,部門的人數在導入ERP專案時,部門人數是我們的兩倍到三倍.....這是在導入專案我就已經知道的資源限制,時間,人力,資源都不足,但是這卻是非得完成的任務.....在這種情況下,如果你是經理人,你接還是不接?

我既是部門主管,也是專案經理,在專案資源不足的情況下,我就決定自己下來cover一些工作,我當然知道部門經理和專案經理應該盡量避免接觸工程師的職責.....可是在部屬已經burn out時....這時就要做決策,要求延後上線時程或投入更多的資源,當時在專案執行到一半時,我就提出目前廠商來台次數太少,對公司的問題理解有限,加上為了節省成本,只願意遠端討論需求和開發,因此事倍功半,我提出警示目前的狀況可能會delay專案進度1個月以上,但是上面給我的指示是繼續維持原來的上線時間,我吼過廠商,要求其加大投入資源,溝通了無數次,也卡了付款(只付了簽約款),但廠商肯投入的資源就這麼多,因此我只得利用假日加班趕進度......我的部屬很努力很辛苦,要面對user的壓力,和廠商資源不足的問題,仍努力的工作,我當然得一起下來共同補人力的不足......

我當然知道這是個不可能的任務,所以我一直在各方壓力下,保持的樂觀繼續帶領專案團隊向前走,其實在最糟的情況下仍沒有放棄,是我年輕時就曾體驗過的經驗,最後我堅持下來,也成功了,因此我不斷的鼓勵我的團隊,即使大家的壓力很大,也很疲累,但終於撐到了現在,原定計畫3月底上線,上個禮拜開始和本周就是我們表定計畫的沙盤推演的時間,這四天,我帶著主要的key user操作系統,並說明流程,我的部屬從旁協助解決user的問題並記錄給我去和ERP廠商review和跟催.....我知道系統還有許多的小問題,但是只要是和作業流程及商業邏輯相關的需求,我們大都完成了,不完美,系統可靠度約70%~80%,總經理室也全程參與親自評估,這次的成果展示後,我知道上線只是時間上的問題......

此時才是我正式開口向老闆要時間和資源的時候,因為我知道如果我提前要資源要求延期,總經理室會希望我們至少是盡力之後,不得已才要資源的,因此提前反映有風險時,我知道答案一定是要準時上線,可是現在我的部門和ERP廠商的團隊都出現了問題(大家都累了,有些人要下車了),此時我也展示了系統成果,這已經是我們盡力後的結果,可以看到成功的署光時,我再提出要增加資源和延後上線時間,此時我相信說服力就會比較高.....我很清楚,職場上雪中送炭的很少,大都是錦上添花,所以我得自助才可能得人助.....

這幾天,我特別感謝我的部屬,我們順利的結束了和業務部門的演練,最困難的作業已經結束了,還有許多工作要做,還有很多挑戰要面臨,可是我已經有籌碼可以告訴PMO(Project Management Office),我們需要更多時間和資源來完善系統,我也告訴ERP廠商,再加把勁,我們就可以上線,也會付款,請堅持最後一哩路.....

是的,專案管理是一門很難的學問,因為你都得在各種不利的條件下去奮鬥,user,廠商,資源,團隊,都有各種的問題要處理,我們現在只是過了第一關,接下來是要使系統順利上線,各位團隊成員,我很驕傲也很榮幸可以和你們共事......我們會成功的......